Die wichtigste Zahl in eurer Planung ist nicht der schönste Ticketpreis, sondern der Punkt, an dem eure Einnahmen die Kosten decken. Dafür trennt ihr Fixkosten von variablen Kosten.
FIXKOSTEN UND VARIABLE KOSTEN
Fixkosten fallen unabhängig von der Gästezahl an: Location-Grundmiete, DJ-Grundhonorar, Technikpauschale, Foto, Dekoration, Genehmigungen und gegebenenfalls Security. Variable Kosten steigen mit der Zahl der Gäste: Essen, Getränkepauschalen, Einlassbänder oder personalisierte Extras. Rechnet außerdem eine Reserve von etwa 5 bis 10 Prozent der geplanten Kosten ein. Das ist keine gesetzliche Vorgabe, sondern eine praktische Sicherheitsmarge für Preisänderungen und vergessene Kleinigkeiten.
BEISPIELRECHNUNG
Nehmen wir 250 zahlende Gäste an. Fixkosten von 8.000 EUR plus 18 EUR variable Kosten je Gast ergeben 12.500 EUR Veranstaltungskosten. Mit 750 EUR Reserve liegt das Ziel bei 13.250 EUR. Der rechnerische Break-even liegt damit bei 53 EUR pro Ticket, wenn alle 250 Plätze verkauft werden. Plant ihr nur mit 220 sicheren Verkäufen, steigt der notwendige Durchschnittspreis auf rund 60 EUR.
EINNAHMEN NICHT ZU OPTIMISTISCH PLANEN
Unterscheidet zwischen Interessenten, reservierten Plätzen und bezahlten Tickets. Für eure sichere Rechnung zählen nur bezahlte Tickets. Wenn ein Teil der Karten kostenlos an Helfende, Lehrkräfte oder Ehrengäste geht, muss dieser Anteil in die zahlende Zielgruppe eingerechnet werden. Bei gestaffelten Preisen rechnet ihr mit dem gewichteten Durchschnitt: Einnahmen aller Preisstufen geteilt durch die Zahl der verkauften Tickets.
ZAHLUNGSPLAN
Legt vor dem Verkauf fest, wer Rechnungen prüft, wie Überweisungen zugeordnet werden und wann Dienstleister bezahlt werden. Eine einfache Tabelle sollte Ticket-ID, Betrag, Zahlungsstatus und Rückfrage enthalten. Vermeidet private Mischkonten und dokumentiert jede Ausgabe mit Beleg.
Der Ticketpreis sollte verständlich erklärt werden: Eintritt, Essen, Gebühren und optionale Leistungen gehören in eine klare Übersicht. Rechtliche und steuerliche Fragen solltet ihr mit der verantwortlichen Organisation oder fachlicher Beratung klären.