Die Musik begleitet mehrere völlig unterschiedliche Situationen: Ankommen, Essen, Ehrungen, Eröffnungstanz und Party. Deshalb sollte die Entscheidung nicht nur lauten „DJ oder Band?“, sondern: Wer gestaltet welche Phase, mit welcher Technik und innerhalb welcher Regeln?
DJ UND BAND EHRLICH VERGLEICHEN
Ein DJ kann viele Genres flexibel abdecken und benötigt meist weniger Platz. Eine Band schafft Live-Energie, bringt aber Aufbau, Soundcheck, Pausen und oft einen genaueren Technikbedarf mit. Eine Kombination ist möglich, erhöht jedoch Übergabe- und Kostenaufwand. Fragt nach Gesamtspielzeit, Pausen, Anfahrt, Aufbau, Verlängerungsstunde und Ersatz bei Krankheit. Referenzen von vergleichbaren Feiern sind hilfreicher als ein perfekt geschnittenes Werbevideo.
EIN MUSIK-BRIEFING STATT EINER ENDLOSEN PLAYLIST
Beschreibt Publikum, Altersmischung, Phasen des Abends und gewünschte Atmosphäre. Sammelt eine kurze Muss-Liste, eine ebenso wichtige Nicht-spielen-Liste und besondere Titel für Einzug, Ehrungen oder Eröffnung. Ein professioneller DJ braucht Raum, auf die Tanzfläche zu reagieren. Tausend vorgegebene Songs verhindern genau die Flexibilität, für die ihr die Person gebucht habt.
TECHNIK SCHRIFTLICH ZUORDNEN
Klärt mit Location und Musikdienstleister, wer Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Licht, Kabel, Stative und Bedienpersonal stellt. Prüft Stromanschlüsse, Leistungsgrenzen, Lautstärkeauflagen und Standort der Technik. Für Reden benötigt ihr mindestens ein getestetes Mikrofon und eine einfache Reserve. Fragt, ob Nebel oder besondere Lichteffekte erlaubt sind und ob Brandmelder betroffen sein könnten.
SOUNDCHECK UND ÜBERGABEN EINPLANEN
Der Soundcheck muss beendet sein, bevor Gäste den Raum füllen. Testet nicht nur Musik, sondern jedes Mikrofon, den Laptop für Einspieler und die Lautstärke an entfernten Tischen. Legt fest, wer der Moderation Mikrofone übergibt und wer bei Störungen entscheidet. Ein Ersatzkabel, ein zweites Wiedergabegerät und lokal verfügbare Kernmusik sind sinnvoll, falls Internet oder Gerät ausfallen.
GEMA-VERANTWORTUNG KLÄREN
Bei öffentlicher Musiknutzung kann eine Anmeldung bei der GEMA erforderlich sein. Klärt im Vertrag, ob Location, Veranstalter oder Dienstleister die Veranstaltung anmeldet; verlasst euch nicht auf eine Vermutung. Die GEMA bietet einen Preisrechner und die Anmeldung im Onlineportal. Bei Livemusik kann zusätzlich eine Setlist erforderlich sein. Lasst euch die Zuständigkeit und erledigte Anmeldung bestätigen.
VERTRAG UND AUSFALLPLAN
Im Vertrag gehören Auftrittszeit, Technik, Honorar, Anfahrt, Pausen, Verlängerung, Zahlungsplan, Storno und Ersatzregel zusammen. Fragt konkret: Wer kommt, wenn die gebuchte Person krank wird? Darf ein gleichwertiger Ersatz gestellt werden? Wie schnell erfahrt ihr davon? Ein guter Ausfallplan ist kein Misstrauen, sondern schützt den wichtigsten Stimmungsträger des Abends.
AM ENDE ZÄHLT DER GESAMTE ABEND
Bewertet Angebote nicht nach Followern, sondern nach Vorbereitung, Verlässlichkeit, Kommunikation und passendem Leistungsumfang. Die beste Musiklösung ist diejenige, die während der Reden unauffällig funktioniert, Übergänge trägt und später eine sehr unterschiedliche Stufe gemeinsam auf die Tanzfläche bekommt.