Eine volle Abikasse löst kein Organisationsproblem, eine unklare Abikasse schafft aber schnell neue. Deshalb braucht ihr von Anfang an einfache Regeln, die jede Person verstehen kann: Wofür wird Geld benötigt? Wer darf eine Ausgabe freigeben? Wo liegen Belege? Und wann erfährt die Stufe den aktuellen Stand?
STARTBUDGET NICHT AUS DEM BAUCH FESTLEGEN
Schätzt zunächst nur die sicheren frühen Ausgaben: Anzahlung für Location oder Druck, Material, Kontoführung und eventuell erste Technik. Rechnet danach, wie viele Personen voraussichtlich beitragen und welche Einnahmen noch unsicher sind. Ein Startbudget kann sinnvoll sein, aber es sollte nicht so hoch gewählt werden, dass einzelne Mitschülerinnen und Mitschüler unter Druck geraten. Klärt früh, ob es Raten, Ausnahmen oder eine andere Lösung für Härtefälle geben muss.
EINE KASSE BRAUCHT VIER AUGEN
Legt fest, wer Ein- und Ausgänge dokumentiert und wer die Kontrolle übernimmt. Das heißt nicht Misstrauen, sondern Schutz für alle Beteiligten. Für jede Ausgabe gehören Datum, Zweck, Betrag, Beleg und Freigabe zusammen. Große Beträge sollten nicht allein per Chat beschlossen werden. Eine kurze monatliche Übersicht mit Kontostand, offenen Rechnungen und erwarteten Einnahmen schafft Vertrauen, ohne private Kontodaten zu veröffentlichen.
FUNDRAISING MIT KLAREM ZIEL
Wählt Aktionen, die zu eurer Stufe und zum Schulalltag passen. Kuchenverkauf, Hilfe bei Schulveranstaltungen, ein lokaler Sponsoring-Ansatz, eine Abizeitung oder eine Party können funktionieren – aber nur mit realistischem Aufwand. Rechnet bei jeder Aktion vorab: Einkauf oder Vorkasse, Helferschichten, erwartete Einnahmen, Kosten, Risiko und wer am Ende abrechnet. Ein Projekt, das viel Energie kostet und kaum Überschuss bringt, ist nicht automatisch ein gutes Fundraising-Projekt.
SPONSOREN RESPEKTVOLL ANSPRECHEN
Erstellt eine kurze, ehrliche Anfrage: Wer seid ihr? Wofür sammelt ihr? Welche Gegenleistung ist möglich? Ein Logo in der Abizeitung oder eine klar gekennzeichnete Anzeige sind besser als vage Versprechen. Sprecht nur Unternehmen an, die zur Region oder Zielgruppe passen, führt eine Kontaktliste und akzeptiert Absagen ohne Nachfassen im Wochentakt. Prüft vor Zusagen, ob die Stufe die Gegenleistung wirklich liefern kann.
AM ENDE ZÄHLT DIE ABRECHNUNG
Nach dem letzten Projekt gehören offene Rechnungen, Kautionen, Rückzahlungen und ein finaler Kassenbericht auf eine Liste. Kommuniziert, wann der Abschluss erfolgt und wer Fragen beantworten kann. Bei rechtlichen, steuerlichen oder vereinsrechtlichen Fragen sollte die verantwortliche Organisation fachlichen Rat einholen.