Ein Ticketplan ist mehr als ein Preis. Er verbindet Raumkapazität, Sitzplätze, Essen, Zahlungsstatus und Einlass. Zu viele Varianten machen den Verkauf nicht gerechter, sondern schwerer kontrollierbar. Beginnt deshalb mit den echten Unterschieden zwischen euren Gästen.
KAPAZITÄT VOR KONTINGENT
Lasst euch die zulässige Gästezahl für euren konkreten Aufbau bestätigen. Zieht Plätze für Personal, Dienstleister oder verbindlich eingeladene Personen nur dann ab, wenn sie tatsächlich Teil derselben Kapazität sind. Legt eine kleine betriebliche Reserve für geklärte Sonderfälle fest, aber verkauft nicht über die Grenze in der Hoffnung, dass einige Personen nicht erscheinen.
NUR SINNVOLLE TICKETARTEN ANLEGEN
Eine eigene Ticketart ist sinnvoll, wenn Preis oder Leistung wirklich abweichen: beispielsweise Abiturient, Begleitperson, Lehrkraft oder Afterparty ohne Essen. Unterschiede gehören deutlich an das Produkt. Interne Sitzgruppen, Essenswünsche oder Helferrollen sollten nicht automatisch zu zwanzig Ticketvarianten führen; dafür eignen sich separate Angaben oder interne Markierungen.
FAIRE REGELN FÜR BEGLEITPERSONEN
Wenn Plätze knapp sind, gebt zunächst jeder Person ein gleiches Grundkontingent und verteilt Restplätze später nach einer angekündigten Regel. Kommuniziert Verkaufsstart, Reservierungsdauer und Nachrückverfahren. Private Vorabzusagen unterlaufen das System und führen zu Konflikten, die am Einlass kaum noch lösbar sind.
VERKAUFSPHASEN NUR MIT KLAREM ZWECK
Eine frühe Phase kann die Finanzierung sichern, eine zweite Restplätze öffnen. Jede Phase braucht Start, Ende, Kontingent und Preis. Vermeidet künstliche Verknappung oder spontane Preisänderungen. Wenn Frühbucher günstiger sind, rechnet vorab, ob der erwartete Durchschnittspreis weiterhin euer Budget deckt.
ZAHLUNG UND TICKETSTATUS TRENNEN
Eine Bestellung ist nicht automatisch bezahlt, und ein versendeter QR-Code sollte nicht unkontrolliert gültig sein. Definiert Status wie offen, bezahlt, storniert und erstattet. Klärt, wann offene Reservierungen verfallen und wie Zahlungen zugeordnet werden. Am Einlass zählt der aktuelle gültige Status, nicht ein Screenshot einer Bestellbestätigung.
SONDERFÄLLE VOR DEM START ENTSCHEIDEN
Schreibt Regeln für Namensänderung, verlorene E-Mail, doppelte Zahlung, Rückerstattung, Warteliste und kurzfristige Begleitpersonen. Bestimmt, wer Ausnahmen freigeben darf. Diese Person braucht Zugriff auf die notwendigen Daten, aber nicht jeder Scanner am Eingang sollte Finanz- oder Kontaktdetails sehen.
TÄGLICHE ZAHLEN, DIE WIRKLICH HELFEN
Beobachtet verkaufte und bezahlte Tickets je Kategorie, offene Zahlungen, verbleibende Kapazität und erwartete Einnahmen. Ein täglicher kurzer Überblick reicht. Reagiert früh, wenn eine Kategorie ausverkauft ist oder der Durchschnittserlös unter der Kalkulation liegt. So steuert ihr den Verkauf, bevor die letzte Woche beginnt.