Eine Location-Besichtigung ist kein Rundgang für schöne Fotos, sondern ein Arbeitstermin. Nehmt diesen Fragenkatalog zu jeder Besichtigung mit, notiert Antworten direkt und lasst wichtige Zusagen anschließend in Angebot oder Vertrag aufnehmen. So vergleicht ihr mehrere Säle nach denselben Kriterien – und nicht danach, welcher Raum beim ersten Eindruck am spektakulärsten wirkt.
FRAGE 1: WIE VIELE GÄSTE ERWARTET IHR WIRKLICH?
Erstellt vor der Suche eine realistische Spanne statt nur einer Wunschzahl. Trennt Abiturientinnen und Abiturienten, Begleitpersonen, Lehrkräfte, Ehrengäste, Dienstleister und mögliche spätere Partygäste. Rechnet zusätzlich mit einigen nicht eingelösten Einladungen und legt fest, welche Zahl für Angebot, Bestuhlung und Catering maßgeblich sein soll.
FRAGE 2: WIE VIELE PERSONEN SIND BEI EUREM AUFBAU ZULÄSSIG?
Die beworbene Maximalkapazität gilt häufig für stehende Gäste oder eine sehr dichte Reihenbestuhlung. Lasst euch die zulässige Personenzahl für euren konkreten Aufbau mit Tischen, Bühne, Tanzfläche, Buffet, Technik und freien Wegen bestätigen. Bittet möglichst um einen passenden Bestuhlungsplan statt um eine mündliche Schätzung.
FRAGE 3: WELCHE RÄUME UND FLÄCHEN SIND EXKLUSIV FÜR EUCH RESERVIERT?
Klärt, ob Foyer, Terrasse, Garderobe, Nebenräume, Backstage, Küche und Außenflächen wirklich zur Buchung gehören. Fragt auch, ob parallel eine andere Veranstaltung stattfindet und welche Wege, Toiletten oder Parkflächen geteilt werden. Exklusivität und Mitnutzung sollten im Angebot eindeutig bezeichnet sein.
FRAGE 4: WELCHE NUTZUNGSZEITEN GELTEN FÜR AUFBAU, FEIER UND ABBAU?
Die Veranstaltungszeit allein reicht nicht. Ihr braucht verbindliche Uhrzeiten für Anlieferung, Dekoration, Technikaufbau, Soundcheck, Einlass, Musikende, Gästeräumung, Abbau und Schlüsselübergabe. Prüft, was eine zusätzliche Stunde kostet und ob bei einer Verzögerung automatisch Personalzuschläge entstehen.
FRAGE 5: FUNKTIONIERT DER SAAL FÜR OFFIZIELLEN TEIL, ESSEN UND PARTY?
Spielt den Abend im Raum einmal gedanklich durch: Wo stehen Bühne und Rednerpult, wo wird gegessen, wann öffnet die Tanzfläche und muss dafür Mobiliar bewegt werden? Klärt, wer einen Umbau übernimmt und wie lange er realistisch dauert. Ein schöner Saal kann unpraktisch sein, wenn sich Programmpunkte gegenseitig blockieren.
FRAGE 6: WIE KOMMEN GÄSTE SICHER HIN UND WIEDER NACH HAUSE?
Prüft ÖPNV-Verbindungen, Parkplätze, Buszufahrt, Taxi-Abholung und Beleuchtung der Wege – besonders zum geplanten Veranstaltungsende. Wenn der letzte Linienbus deutlich früher fährt, braucht ihr eine kommunizierbare Alternative. Klärt außerdem, ob Anwohnerbereiche oder Zufahrten nachts besondere Regeln haben.
FRAGE 7: IST DIE LOCATION TATSÄCHLICH BARRIEREARM NUTZBAR?
Ein stufenloser Haupteingang allein genügt nicht. Geht den kompletten Weg zu Sitzplatz, Bühne, Tanzfläche, Buffet und barrierefreier Toilette ab und prüft Türbreiten sowie Bewegungsflächen. Fragt nach geeigneten Parkmöglichkeiten und danach, wie notwendige Begleitpersonen eingeplant werden können.
FRAGE 8: WIE FUNKTIONIEREN EINLASS, GARDEROBE UND GÄSTEFLUSS?
Plant Warteschlange, QR-Kontrolle, Abendkasse beziehungsweise Support und Garderobe so, dass sich die Bereiche nicht kreuzen. Prüft, wie viele Eingänge geöffnet werden dürfen und wo Gäste mit einem Ticketproblem warten können, ohne den Einlass zu blockieren. Zählt außerdem Toiletten und schaut euch ihre Lage an – nicht nur ihre Beschilderung.
FRAGE 9: WAS KOSTET DIE LOCATION AM ENDE INSGESAMT?
Verlangt einen Gesamtpreis mit Raummiete, Mehrwertsteuer, Personal, Reinigung, Energie, Müll, Mobiliar, Technik, Garderobe, Security und möglichen Nachtzuschlägen. Rechnet zusätzlich Kaution und Zahlungszeitpunkte in eure Liquiditätsplanung ein. Vergleicht Locations immer mit derselben Gästezahl und derselben Veranstaltungsdauer.
FRAGE 10: WELCHE LEISTUNGEN UND GEGENSTÄNDE SIND IM PREIS ENTHALTEN?
Lasst Tische, Stühle, Hussen, Bühne, Rednerpult, Mikrofone, Licht, Beamer, Geschirr und Reinigung einzeln aufführen. Fragt nicht nur, ob etwas vorhanden ist, sondern in welcher Menge, Qualität und Aufstellung. Ein vorhandenes Soundsystem hilft wenig, wenn es für eine Rede reicht, aber nicht für die Party genutzt werden darf.
FRAGE 11: GIBT ES PFLICHTDIENSTLEISTER ODER MINDESTUMSÄTZE?
Manche Locations binden euch an eigenes Catering, Getränkepakete, Technikpersonal, Security oder Reinigung. Klärt Mindestabnahmen, Tellergeld, Korkgeld und Zuschläge für externe Anbieter. Holt für verpflichtende Leistungen Preise ein, bevor ihr die günstige Grundmiete als Vorteil bewertet.
FRAGE 12: WELCHES PERSONAL STELLT DIE LOCATION – UND WAS MÜSST IHR BESETZEN?
Schreibt auf, wer Veranstaltungsleitung, Haustechnik, Service, Bar, Garderobe, Reinigung und Security übernimmt. Fragt nach Beginn und Ende jeder Schicht sowie Kosten für Mehrstunden. Für jeden Bereich braucht ihr am Veranstaltungstag eine erreichbare, entscheidungsfähige Ansprechperson.
FRAGE 13: WELCHE TON-, LICHT- UND BÜHNENTECHNIK IST VORHANDEN?
Lasst euch Anschlüsse, Mischpult, Lautsprecher, Funkmikrofone, Bühnenmaße und Lichtsteuerung zeigen. DJ oder Band sollten die technischen Angaben vor Vertragsabschluss prüfen können. Klärt, wer die Anlage bedienen darf, ob Technikpersonal vorgeschrieben ist und welche zusätzlichen Mietkosten entstehen.
FRAGE 14: REICHEN STROM, INTERNET UND MOBILFUNKNETZ FÜR EUREN ABLAUF?
Fragt nach abgesicherten Stromkreisen für DJ, Catering, Fotobox, Licht und Einlassgeräte. Testet Mobilfunk an Eingang und Supportplatz; verlasst euch nicht allein auf Gäste-WLAN. Plant für den QR-Einlass geladene Ersatzgeräte und eine alternative Verbindung, falls das Netz am Abend ausgelastet ist.
FRAGE 15: WELCHE LAUTSTÄRKE-, MUSIK- UND ENDZEITREGELN GELTEN?
Lasst maximale Lautstärke, Musikende, Nutzung der Außenflächen und späteste Räumung schriftlich nennen. Fragt, ob ein Lautstärkebegrenzer eingebaut ist und wer bei Beschwerden entscheidet. Entscheidend ist nicht, wie lange ihr den Raum mietet, sondern wie lange Musik und Ausschank tatsächlich erlaubt sind.
FRAGE 16: WANN DÜRFEN DIENSTLEISTER ANLIEFERN UND EINEN SOUNDCHECK MACHEN?
Prüft Ladeweg, Tür- und Aufzugmaße, Parkmöglichkeit für Lieferfahrzeuge sowie Lagerflächen für Cases und Verpackungen. Stimmt Zeitfenster für DJ, Band, Catering, Dekoration, Foto und Technik aufeinander ab. Ein zu knappes Anlieferfenster verursacht schnell Zusatzstunden oder verzögert den Einlass.
FRAGE 17: WELCHES CATERINGMODELL PASST ZUR LOCATION?
Klärt, ob Menü, Buffet, Foodstationen oder ein externer Caterer möglich sind und welche Küche, Kühlung oder Warmhaltemöglichkeiten vorhanden sind. Prüft Wege zum Nachfüllen, Dauer der Ausgabe und Platz für Warteschlangen. Lasst euch erklären, wie vegetarische, vegane und allergierelevante Optionen gekennzeichnet und ausgegeben werden.
FRAGE 18: WIE SIND GETRÄNKE, BAR UND ABRECHNUNG GEREGELT?
Fragt nach Getränkepreisen, Pauschalen, Mindestumsatz, Selbstzahler-Modell, Freigetränken und Abrechnung nicht verbrauchter Ware. Klärt, wer ausschenkt, welche Alterskontrolle gilt und wann die Bar schließt. Wasser und attraktive alkoholfreie Getränke sollten gut erreichbar sein und nicht nur als Randnotiz im Paket stehen.
FRAGE 19: WELCHE DEKORATION IST ERLAUBT UND WER BAUT SIE WIEDER AB?
Klären müsst ihr insbesondere Befestigungen, Kerzen, offene Flammen, Nebel, Konfetti, Ballons, Bodenschutz und Dekoration an Fluchtwegbeschilderung. Fragt nach zugelassenen Befestigungspunkten und Leitern sowie nach der Abbaufrist. Vereinbart, wer Müll, Verpackungen und übrig gebliebene Dekoration entsorgt.
FRAGE 20: WIE SIND FLUCHTWEGE, BRANDSCHUTZ UND NOTFALLABLÄUFE ORGANISIERT?
Lasst euch Fluchtwege, Sammelpunkt, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Ausstattung und Zuständigkeiten zeigen. Fragt, welcher Aufbau genehmigt ist und wer Änderungen freigeben muss. Buffet, Fotobox, Warteschlange und zusätzliche Tische dürfen weder Fluchtwege noch Feuerwehrzufahrten einengen.
FRAGE 21: WELCHE REGELN GELTEN FÜR SECURITY, JUGENDSCHUTZ UND ALKOHOL?
Klärt mit Location und verantwortlichem Veranstalter, wie viele Sicherheitskräfte vorgesehen sind, wer Hausrecht ausübt und wie mit stark alkoholisierten oder aggressiven Personen umgegangen wird. Alterskontrolle, Ausschankregeln und Einlassbedingungen müssen vorab feststehen. Verlasst euch bei verbindlichen Vorgaben nicht auf Erinnerungen aus dem Vorjahr.
FRAGE 22: WER IST VERANSTALTER UND WER DARF DEN VERTRAG UNTERSCHREIBEN?
Ein Abi-Komitee ist nicht automatisch eine rechtsfähige Organisation. Klärt vor jeder Unterschrift, welche volljährige Person oder Organisation Vertragspartner und Veranstalter wird, welche Haftung übernommen wird und welcher Versicherungsschutz besteht. Bei hohen Verpflichtungen oder unklaren Klauseln sollte fachkundiger Rat eingeholt werden.
FRAGE 23: WAS PASSIERT BEI STORNIERUNG, TERMINÄNDERUNG ODER GERINGERER GÄSTEZAHL?
Lasst Fristen und Kosten für Absage, Verschiebung und Änderungen der Personenzahl erklären. Prüft, was bei behördlichen Einschränkungen, Ausfall zentraler Räume oder nicht erbrachten Leistungen gilt. Mündliche Kulanzversprechen sind kein Ersatz für eine verständliche Vertragsregelung.
FRAGE 24: WIE LAUFEN ÜBERGABE, SCHADENSPROTOKOLL UND KAUTION AB?
Vereinbart eine gemeinsame Übergabe vor und nach der Veranstaltung und dokumentiert vorhandene Schäden mit Protokoll und Fotos. Klärt, wer Zusatzkosten freigibt, bis wann die Schlussrechnung kommt und unter welchen Bedingungen die Kaution zurückgezahlt wird. Notiert für Veranstaltungstag und Folgetag jeweils einen erreichbaren Kontakt der Location.
Übertragt die Antworten anschließend in eine Vergleichstabelle und bewertet Muss-Kriterien getrennt von Wünschen. Ausreichende Kapazität, ein tragbarer Gesamtpreis, sichere Abläufe und klare Vertragsregeln müssen erfüllt sein; eine besondere Aussicht oder Terrasse kann danach den Ausschlag geben. So entscheidet ihr nicht für den eindrucksvollsten Saal, sondern für die Location, die euren Abend zuverlässig trägt.